La Gestión del tiempo

En esta sección os voy a hablar de la gestión del tiempo, que creo que es uno de los principales pilares de la gente eficaz y de la gente con éxito. Tened en cuenta que el que no es capaz de gestionar el tiempo no es capaz de administrar nada.

Escribí este artículo en 2017 y posteriormente he escrito el libro «Recupera tu vida. Gestiona tu tiempo y tu energía». No sólo es un libro de gestión del tiempo al uso, sino que es un libro de gestión de la vida. Te ayuda a identificar tus inquietudes, tus motivaciones, tus objetivos, tus metas y te da una metodología para que todo lo metas en tu agenda, gestionando así bien tu tiempo y tu vida, y en definitiva ser más felices.

Desde entonces he sido coach en gestión del tiempo, he dado cursos y he dado conferencias con cientos de asistentes. Ahora con esta web, lo que pretendo es acercar a todo el mundo la gestión del tiempo, para que lo tengan para las cosas que consideren importantes y por tanto sean felices.

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En la actualidad todos vivimos vidas muy sobrecargadas de trabajo y de compromisos, vivimos estresados y siempre pendientes del reloj. La gente se queja de que desea hacer determinadas cosas o quiere ver a determinada gente, pero “no tiene tiempo”. Pero curiosamente, la gente que más éxito tiene, y más atareada está, es fácil quedar con ellos y siempre que les pedimos algo al día siguiente o a los dos días está hecho. Esta misma gente tiene tiempo para sus hobbies, para sus familias, y hacen todo lo que quieren. Pero cuál es su secreto: gestionan bien el tiempo.

Antes de continuar necesito que comprendáis dos cosas para que entendáis bien la gestión del tiempo:

El día tiene 24 horas y la semana tiene 7 días

Esta obviedad, la olvidamos todos. Queremos hacer tantas cosas que nos faltan horas o días de la semana. Pero hasta que no asumamos que sólo disponemos de 24 horas al día y de 7 días a la semana, no podremos nunca gestionar bien nuestro tiempo. Para que veáis que este es un mal muy extendido, haceros la pregunta de cuántas empresas conocéis en las que se consiguen proyectos para los que se necesitaría un mes, pero tienen que salir en una semana. El problema es el mismo, las empresas no cuentan con el tiempo real del que disponen. Además cuentan con la mano de obra gratuita de sus empleados que se quedan hasta altas horas, haciendo horas extra no remuneradas. También todos recordaréis aquellos proyectos que se consiguieron hacer a “tiempo”, pero tuvieron todos esos fallos que luego hubo que solventar. Debemos cambiar nuestra perspectiva del tiempo y tomarlo como un aliado, y no tomarlo como un enemigo contra el que luchar y al que hay que sacar más minutos. Es nuestro amigo porque nos brinda la posibilidad de emplear 24 horas al día y 7 días a la semana en lo que decidamos hacer. Sí, lo habéis oído bien, en lo que nosotros decidamos hacer. Nosotros somos los únicos dueños de nuestro tiempo y nosotros lo empleamos como queramos. Es cierto que tenemos que trabajar, que tenemos que hacer determinadas tareas, pero al final, la decisión de cómo emplear el tiempo es nuestra. Además, el tiempo es un amigo justo. Nos da a todos el mismo número de horas. El cómo aprovechar esas horas y el partido que saquemos a esas horas depende de nosotros. Si quieres sacar tiempo para todo lo que es importante, si quieres gestionar bien tu tiempo, simplemente tienes que tener un buen método como el que expongo en mi libro
El tiempo es dinero

Todos conocéis el dicho: “el tiempo es oro”. Esta es una de las verdades de la vida que poca gente se da cuenta. Todos somos reacios a derrochar nuestro dinero, pero sin embargo no nos importa derrochar nuestro tiempo. Nuestro tiempo es ciertamente dinero porque lo podemos fácilmente convertir en dinero mediante un trabajo remunerado. Alguien puede argumentar que esto no es cierto en su tiempo libre, pero sí lo es, porque esa persona puede trabajar en su tiempo libre en alguna actividad que no sea la suya principal: de repartidor, haciendo trabajos desde casa, en un bar, etc El tiempo lo podemos emplear en lo que queramos, pero hemos de ser conscientes de que elegimos usarlo en esa actividad y del coste que ello conlleva. Por ejemplo, después de un día duro de trabajo, puedo decidir tirarme en el sofá toda la tarde viendo la tele. Esto es un tiempo bien empleado si yo elijo hacerlo, pero será un tiempo mal empleado si quiero hacer otras cosas y luego por la noche me arrepiento de haberme quedado toda la tarde en el sofá. Otro ejemplo es el de las personas que se tiran horas o días mirando el precio de un mismo producto en numerosas tiendas para luego ahorrarse unos pocos euros. Esto es una actividad provechosa si lo hago porque me gusta o porque realmente el tiempo que he empleado vale esos pocos euros. Pero es un derroche si quiero hacer otras cosas y el ahorro de esos pocos euros, es minúsculo comparado con el tiempo empleado para conseguirlo. Gestiona bien tu tiempo y no lo desperdicies con cosas tontas

Los ladrones del tiempo

Para saber gestionar bien el tiempo, primero hemos de saber identificar quiénes son nuestros ladrones del tiempo. Los más típicos son:

– No planificar

– No priorizar

– Las interrupciones

– No centrarse

– No delegar

– No saber decir que NO

– El teléfono

– Reuniones interminables e inútiles

– Todo es urgente

– La dilación de las tareas

La Agenda (Tareas y Calendario) en la gestión del tiempo

No sabía muy bien donde encajar este tema, así que he decidido atacarlo antes de empezar con la chicha de este artículo.
Una agenda es esencial para cualquier persona que quiera organizar su tiempo. Los motivos son que permite:

– Planificar

– Organizar

– Priorizar

– Recordar

Sin ella, nunca podremos usar el tiempo eficazmente, ya que no podremos implementar todas las cosas que comentaré posteriormente. Habrá quien diga que no tiene muchas cosas que hacer y por lo tanto que no necesita agenda, pero esa persona, se dará cuenta que olvida cosas, que hace las cosas en el orden incorrecto, etc. Además, la agenda es el mayor quita estrés que existe, ella sí se acuerda de todo y nosotros no tenemos que preocuparnos por nada, ella nos avisará en el momento adecuado. Controlamos y gestionamos así nuestro tiempo y nuestra vida.

Una de los mayores focos de estrés es el pensar en las tareas que tenemos que hacer y que no se nos pueden olvidar. Al tener una agenda y usarla correctamente, esto desaparece automáticamente, ya que no necesitamos recordar nada, la agenda lo hará por nosotros.

También hay quien dice que el tener agenda te hace esclavo de ella. Yo pienso que al revés, que te hace libre. El tener una agenda y usarla adecuadamente, te permite programar el tiempo como tu quieras, no como quieran los demás o como quieran los acontecimientos. Tu eres quien decide, y si es necesario puedes decidir no hacer las cosas o reorganizarlas, pero siempre eres tu el que tiene el control. El que no se programe, irá guiado por los sucesos del día a día. Pero tú controlas a la agenda y por tanto estás controlando tu tiempo y tu vida.

La agenda ha de llevarse siempre encima, y hay que mirarla todos los días. Verás como si apuntas todo, nunca se te olvidará nada. Si no llevas siempre la agenda encima no estás gestionando bien tu tiempo, ya que tu tiempo es único, sea dedicado a temas profesionales o temas personales.

Yo recomiendo las agendas electrónicas ya que las de papel no se pueden sincronizar con el ordenador, hay que actualizarlas de un año para otro, hacen más complicado la priorización, no son buenas cuando se tiene que reorganizar una semana, etc.

En el ordenador yo te recomiendo que uses Microsoft Outlook o Lotus Notes.

La Agenda se divide en dos cosas:

Calendario, que todos conocemos y usamos. Para saber en detalle sobre él te recomiendo el artículo que he hecho en esta web https://www.luisarimany.com/agenda-y-calendario/
Tareas. Que son todas aquellas cosas que tenemos que hacer que duran menos de una hora y que no tienen un día y hora fijo de iniciación. Puedes ampliar información en el artículo https://www.luisarimany.com/tareas/

Priorizar según mis objetivos

Nuestro problema es que reaccionamos sistemáticamente a lo que ocurre y atendemos las cosas según nos van llegando y por lo tanto no gestionamos nuestro tiempo, sino que lo controla las circunstancias que vivimos en la vida. No hacemos lo que queremos, sino que nos dejamos llevar por hechos exteriores. Yo creo que este es el principal problema de una mala gestión del tiempo.

Al no priorizar, atacamos las tareas según nos vienen, según nos apetece o según cualquier otro motivo. Pero las tareas hay que realizarlas según su importancia.

Ahora viene la pregunta difícil, ¿qué es lo importante?

Lo importante es todo aquello que me de un alto rendimiento, que es esencial para mis objetivos o los de mi empresa o que nos hace felices.

Esta frase pone de relieve otro gran defecto de mucha gente que es que no tiene claros sus objetivos o los de su trabajo, entonces, ¿cómo puede priorizar una cosa sobre otra?. Por lo tanto, antes de seguir te recomiendo que te tomes un tiempo para meditar qué quieres conseguir, cómo lo puedes conseguir, qué necesitas para conseguirlo, para que así averigües tus objetivos a corto y largo plazo.

No solo hemos de hacer la tareas que me permitan alcanzar mis objetivos, sino también aquellas que me den un alto rendimiento. Según la ley de Pareto o ley del 80/20, aplicada a la gestión del tiempo, el 20% del tiempo empleado produce el 80% de los resultados y el 80 % del tiempo produce solo el 20% de los resultados.

Nota: Vilfredo Pareto fue un economista italiano de finales del XIX y principios del XX, cuya ley es referencia en multitud de disciplinas.

Por lo tanto, según la ley de Pareto, debemos de centrarnos en el 20% de las tareas que nos producirán el 80% de los resultados.

Ese 20% de las tareas está en el cuadrante IV de la matriz de prioridades.

Matriz de prioridades

Esta matriz es muy importante para la gestión del tiempo ya que es la que nos permitirá priorizar las tareas.

Cuadrante I (Urgente y No Importante). Estas tareas las haré lo más rápido posible, ya que aunque son urgentes no son importantes, luego no merece la pena dedicar tiempo a ellas. Suele ser bueno hacerlas entre tareas importantes, de forma que puedo descansar un poco, ya que al no ser importantes no requerirán tanta atención.
Cuadrante II (Urgente e importante). He de evitar que las tareas entren en este cuadrante mediante la planificación. Lógicamente al ser tareas urgentes e importantes serán las primeras que atajaré.
Cuadrante III. (No Urgente, No importante). Me olvido de estas tareas o las uso de relleno en tiempos muertos. Hay que tener cuidado con ellas, ya que como suelen ser entretenidas, tendemos a perder el tiempo con ellas.
Cuadrante IV. (No Urgente, Importante). Es el cuadrante en el que deberíamos trabajar y el cual planificamos. En este cuadrante están todas esas tareas que decimos que deberíamos de hacer, todas esas tareas que si las hacemos, nos aportarán beneficios, pero como no son urgentes hay quien no las hace hasta que se convierten en urgentes.

Según esta matriz, haré las tareas en el siguiente orden:

Cuadrante II (Urgente e Importante)
Cuadrante IV (No Urgente e Importante)
Cuadrante I (Urgente y no Importante)
Cuadrante III (No urgente y no importante). No he de tener remordimientos por decidir no hacer estas tareas, ya que ni son urgentes ni son importantes

Se puede discutir que las tareas del cuadrante I deberían ir en segundo lugar, pero tened en cuenta que para una buena gestión del tiempo, hemos de hacer las cosas según la importancia, y no según la prioridad. Si una tarea es urgente, pero no importante, probablemente si no la hago tampoco habrá grandes consecuencias, así que en vez de atacarla de inmediato por la urgencia, la procuro encajar dentro de mi programación entre tareas importantes. He de reconocer que esto es difícil, pero hay que hacerlo.

Una vez identificada la importancia y urgencia de las tareas, las priorizaremos en:

– Importantes. Han de hacerse las primeras. Suelen ser tareas urgentes e importantes. He de hacerlas hoy.

– Normal. Las debería de hacer hoy.

– Baja. Las podría hacer hoy si tengo tiempo.

Para aprender más sobre la priorización visualiza los videos de priorización en la gestión del tiempo que he puesto en el siguiente link https://www.luisarimany.com/videos-de-la-gestion-del-tiempo/ y lee el artículo sobre priorización en la gestión del tiempo en el siguiente link https://www.luisarimany.com/priorizacion-de-la-gestion-del-tiempo/

Luego ordenaremos las tareas, asignando un número a cada tarea. Este número me indicará el momento en que haré cada tarea. Es decir comenzaré por la tarea número uno, luego por la dos, la tres… Así hasta completar todas las tareas.

Si llegado el fin del día no las he completado todas, asignaré las tareas restantes a otro día de la semana. De esta forma no tengo que andar leyendo continuamente las tareas e ir decidiendo cuál es la siguiente tarea a hacer. He hecho ese trabajo una sola vez, y lo único que tengo que hacer es centrarme en la siguiente tarea de la lista, como podrás ver en la siguiente foto.

De esta forma tomas tu el control de tu tiempo y comienzas a gestionarlo correctamente.

Nota: si piensas que gestionas muchas tareas, fíjate que yo tengo filtros para poder manejarlas, y tengo en estos momentos un total de 1534 tareas.

Se puede mejorar el uso de una agenda electrónica usando las categorías (que veis en el lado derecho). Con ellas no es necesario que escriba todo, ya que la categoría ya me dirá lo que tengo que hacer: llamar, enviar e-mail, hacer presupuesto, hacer presentación, etc. Gracias a ellas puedo también ordenar las tareas por tipo de tarea, pudiendo así agrupar tareas del mismo tipo, siendo más eficiente. Podría hablar más sobre este tema, pero no quiero liaros más.

Por último quiero resaltar que lo que se ponen en la agenda son tareas y no proyectos. Cuando tengo un proyecto lo divido en sus tareas y son estas las que tengo en la agenda. Por ejemplo si tengo un proyecto que es comprar una casa, no pondría en la agenda comprar una casa, sino que dividiría el proyecto en citas y tareas que me permitan lograr mi proyecto.

Ej: Proyecto compra de casa

– Pedir nota simple (tarea)

– Negociar precio (tarea)

– Firmar contrato de arras (cita)

– Banco Tasación (tarea)

– Banco Estudio Hipoteca (cita/tarea)

– Firma compraventa (cita)

– Firma Hipoteca (cita)

– Empresa de reformas (cita/tarea)

– Reformar la casa (cita)

– Mudanza (cita)

Así con todas las tareas que se te ocurran. Si pusieses como tarea un proyecto como el de la casa, cuando lo leas, no sabrás muy bien qué hacer, y te tendrás que poner a pensar en las tareas que requiere y cuál tienes que hacer. Muchas tareas se convertirán en citas y viceversa. Por ejemplo el llamar a alguien para quedar pasará de una tarea (llamar) a una cita (reunión).

Los proyectos los controlo, o bien creando una carpeta con los proyectos abiertos, o bien usando una agenda electrónica que me permita trabajar con proyectos. Estos programas te permite asignar a cada proyecto tareas, citas, personas, presupuestos, etc; el que yo uso es Agenda Fusion http://www.developerone.com/agendafusion/index.htm .

Un problema al que llegarás si pones todas las tareas en la agenda es que te encontrarás con días masificados de tareas no importantes y no podrás centrarte en lo importante y no gestionarás bien el tiempo. Para evitar esto, estas tareas puede interesar sacarlas de la agenda y ponerlas en una carpeta que diga Algún Día, Leads, Prospects, Viajes, Dejado, Pendiente, etc y revisar estas carpetas con cierta regularidad.

Hasta que yo empecé a sacar tareas no importantes a estas carpetas, la agenda me saturaba y me estresaba, pero el poder sacar de ella las cosas no importantes y dejarlas escritas en algún sitio que veas de vez en cuando me liberó completamente.

Antes de pasar a la planificación, he de comentaros que a veces las tareas no las acometeré según su prioridad. A veces las acometo según:

Situación. Si no puedo hacer una actividad prioritaria porque no tengo todo lo necesario no he de preocuparme por ella hasta que me vaya al lugar donde tengo todo. (Ej: hasta llegar a casa)
Tiempo disponible. Si tengo 5 minutos antes de una reunión, no empezaré una tarea que me llevará 2 horas, aprovecharé para hacer una tarea que me lleve menos de 5 minutos.
Energía disponible. Puede ocurrir que esté muy cansado o desanimado, entonces puede ser recomendable no hacer las tareas importantes y hacer alguna tarea sencilla.

La planificación de la vida y la gestión del tiempo

Ya sabes qué tareas hay que hacer sobre cuáles en el día a día. Pero a pesar de hacer esto te darás cuenta que no tienes tiempo para tu pareja, que no haces el hobbie que quieres, no lees el libro que te recomendaron… Esto se debe a que no planificas. Quizás debía haberlo tratado esto antes porque es un proceso previo a la priorización, pero he preferido hablar sobre la planificación después porque creo que así lo entenderás todo mejor.

Es muy importante planificar toda nuestra semana, e incluso hacer planificaciones mensuales o trimestrales. Si no planificamos, el día a día se nos echa encima y no tenemos tiempo para otra cosa.

En la planificación semanal o mensual, lo primero que he de hacer es fijar un tiempo para mis tareas importantes (entre las cosas importantes para nuestra vida, las que nos hacen felices), y el resto de las tareas ya las colocaré en los huecos que voy dejando. Si no hago esto, lo que ocurrirá es que nunca encontraré tiempo para ellas. Notad que tareas importantes son también pasar tiempo con la familia, tiempo para nosotros o nuestros hobies o formarnos.

Voy a intentar explicaros la planificación haciendo uso de un símil buenísimo que hace Stephen R. Covey en su libro «8º hábito». Te recomiendo que veas el video en http://www.franklincoveymex.com/videosoctavohabito

El tiempo es como un cubo de una capacidad de 24 horas, en él vamos metiendo tareas hasta que el cubo queda lleno. El cubo vacío (nuestro día o semana) hay que llenarlo de piedras de 2 tipos:

– piedras grandes, que son nuestras tareas importantes.

– piedras pequeñas, que son las tareas menos importantes, son las tareas del día a día. (piedras verdes)

Si llenamos el cubo con el día a día (piedras pequeñas verdes), será imposible meter las piedras grandes porque no hay sitio.

Por más que empujemos como hace la señora del video.

Sin embargo, si planificamos y metemos primero las cosas importantes (piedras grandes) y las ordenamos.

las tareas pequeñas del día a día, se irán introduciendo sin problemas en los huecos que tengamos.

Tienes 4 videos inspirados en este donde el primero es parecido al de Stephen Covey, pero los otros 3 son totalmente inéditos, los tienes en https://www.luisarimany.com/videos-de-la-gestion-del-tiempo/

El tiempo es como el ejemplo, si llenamos primero la agenda con tareas no importantes, luego no encontraremos nunca tiempo para las cosas importantes, gestionando así mal la agenda, gestionándola por hueco y no por importancia. Sin embargo, si primero planificamos las tareas importantes, las menos importantes las podremos realizar en los huecos que quedan. De esta forma, me aseguro que siempre hago todas las cosas importantes, y si se queda algo sin hacer, será de poca importancia.

Todos pensaréis que el cubo de la imagen de arriba (nuestra agenda) está completamente lleno y no entra nada más. Esto no es del todo cierto, aún entrarían esas pequeñas tareas que puedo realizar en tiempos muertos y que es conveniente llevar siempre encima para no desperdiciar ni un segundo del día. Esas tareas puede ser hacer una llamada a un cliente o a un amigo, leer un artículo, leer el periódico, etc.

Os estaréis pensando que en el símil del cubo no entra nada más, que es imposible, al igual que muchos piensan con su agenda.

Como he dicho, estas son pequeñas tareas que se pueden hacer en los tiempos muertos como puede ser en el autobús, mientras espero a ser atendido por un cliente, mientras espero la cola de la carnicería, etc. En nuestro símil sería como llenar ahora el cubo de agua, a pesar de que el cubo esté lleno de piedras, el agua aún se colará entre los espacios de las piedras.

Los objetivos

La planificación, la haré según los objetivos que yo me maque. Estos objetivos han de ser ambiciosos, realistas y alcanzables. Además han de ser mesurables y tener un tiempo fijado. He de poderlos medir para poder ver cómo lo estoy haciendo y han de tener un tiempo para hacerlos realidad y que no se quede en un sueño.

He de sacar tiempo para pensar y fijar mis objetivos. Estos pueden parecer una pérdida de tiempo a corto plazo, pero a la larga nos ahorrarán tiempo. Es la forma de unir la gestión del tiempo del día a día con la gestión de la vida como explico en mi libro «Recupera tu vida. Gestiona tu tiempo y tu energía».

Si tenemos metas y objetivos en la vida, tendremos una brújula interior que nos guíe hacia ellos y nos ayude a tomar las decisiones de nuestra vida. Si no tenemos metas ni objetivos, iremos sin rumbo y no tendremos ningún control sobre el puerto al que arribemos.

Además el tener objetivos en la vida tiene otra ventaja añadida, que es que da la felicidad. Si sabemos cuáles son nuestras metas y objetivos, haremos las cosas en consonancia a ellos y seremos felices porque sabemos que estamos haciendo lo correcto. Si quieres profundizar sobre este tema te recomiendo que leas «El camino de la felicidad» de Jorge Bucay (aunque es un poco duro), «La brújula interior» de Álex Rovira y «El monje que vendió su Ferrari» de Robin S. Sharma.

Preocuparse de lo que importa para saber gestionar bien el tiempo

Un gran ladrón de nuestro tiempo es nuestra propia mente. Nos tiramos horas pensando en cosas y preocupándonos de cosas que ya han ocurrido o que no ocurrirán.

Como demuestra el gráfico, sólo nos debería preocupar y atender sólo del 8% de las cosas. El preocuparnos por el resto no nos ayuda en nada ya que no podemos hacer nada y lo único que hace es consumir nuestro tiempo y nuestra energía.

El tiempo de la tarea y el perfeccionismo

Hemos de asignar tiempos a cada tarea y tratar de ceñirnos a ellos. Si no lo hacemos nos encontraremos empleando demasiado tiempo por tarea.

Además hemos de ser conscientes que toda tarea se dilata indefinidamente hasta ocupar todo el tiempo disponible, por lo que si no la acotamos, nos consumirá todo nuestro tiempo.

Esto va también muy ligado al perfeccionismo. A cada tarea hay que darle su tiempo adecuado. Ni demasiado poco porque si no haremos una chapuza, ni demasiado porque lo único que haremos es perder el tiempo. La relación entre valor y tiempo de una tarea tiene la forma siguiente:

Hemos de trabajar en la zona de eficiencia. Si dedicamos poco tiempo, el tiempo no nos cundirá mucho y además haremos una chapuza. Sin embargo llegado un punto, no tiene sentido trabajar mucho más en la tarea, ya que la cantidad de tiempo que emplee, apenas me aportará valor.

Trabajar en la zona de Eficiencia

Para gestionar bien el tiempo hay que trabajar en la zona de eficiencia

Saber decir que NO

Tenemos que aprender a decir que NO si realmente queremos controlar y gestionar nuestro tiempo. Debemos ser conscientes que no tenemos por qué hacer todo lo que la gente nos pida. Si siempre hacemos lo que nos piden acabamos trabajando para los demás y no haremos cosas para nosotros mismos.
Para decir que no he de:

– Dar una razón

– Ser diplomático

– Sugerir otra persona si no soy el indicado

– No retardar la decisión de aceptar la tarea. Si en vez de decir que no, lo voy posponiendo, no sólo doy mala impresión, sino que le hago una faena a la otra persona.

La dilaciones

El posponer una tarea es una pérdida de tiempo, porque nos hace pensar multitud de veces sobre la tarea. Solemos posponer: tareas desagradables, tareas excesivas, tareas con objetivos poco claros, tareas que impliquen cambio o que nos den miedo de fracasar.

Quiero comentar solo algunas de las causas de la dilación y su solución. El resto, teniendo identificado el motivo de la dilación y sabiendo ésta es mala y que hemos de tratar no posponer las tareas, ya tenemos más de la mitad del problemas resuelto.

Tareas desagradables
Lo mejor es hacerlas a primer hora del día, y así me quedaré a gusto el resto del día. Si la dejo para final del día, me pasaré el rato pensando que la tengo que hacer.

Tareas muy grandes
Lo que hay que hacer es dividirla en tareas más pequeñas (“Divide y vencerás”), procurando acometer la tarea sin interrupciones.

La delegación

No me voy a meter en la ventajas de la delegación ni cómo se ha de delegar. Sólo quiero resaltar que es un gran consumidor de nuestro tiempo. La falta de delegación nos sobrecarga innecesariamente, y nos hace gestionar mal nuestro tiempo pues hacemos cosas que podrían hacer otras personas.

Además el no delegar puede hacer que el coste de la actividad se mayor. Visto desde un punto de vista económico, se ha de delegar todo lo que podamos a las personas que ganan menos pero que tiene la destreza y la formación suficientes como para realizar la tarea. Ya que si lo hago yo, costará más dinero.

Las interrupciones

Hemos de idear un método para que nos interrumpan lo menos posible. El problema de las interrupciones es que hacen que una tarea se alargue. Cuando somos interrumpidos y volvemos a la tarea, perdemos unos cuantos minutos releyendo lo que estábamos haciendo y pensando, hasta que al final conseguimos volvernos a centrar, por eso son malas para la gestión del tiempo.

Las interrupciones más típicas son:

El teléfono

Cuando estemos en una tarea que requiera concentración no debemos contestar el teléfono. Lo que hacemos es pedir que la gente deje mensaje (en el buzón de voz o a la secretaria) y nos ocuparemos la llamada más adelante.

Todos, entre los que me incluyo, tendemos a dar una urgencia al teléfono que no tiene. Cuando este suena, tenemos una necesidad de cogerlo para ver quién es, pero que el teléfono suene no es ni urgente, ni prioritario, aunque sí lo puede ser es el mensaje. Por esto hay que coger el hábito de escuchar el contestador nada más terminar la tarea, y si nos encontramos que hay una tarea urgente o prioritaria que hay que acometer, dejaremos lo que estamos haciendo, pero si no la programaremos dentro de nuestra agenda.
Yo lo que peor llevo son las personas que cogen el teléfono cuando estás reunidas con ellas. Estas personas no sólo no valoran su tiempo, sino que además te hacen perder el tuyo. Si has quedado con antelación con alguien, no cojas nunca el teléfono; la persona con la que estás reunido se ha preocupado de pedir una cita, de acudir a ella, y la debes un mínimo de respeto. Si atiendes el teléfono, estás perdiendo tu tiempo y el de la otra persona.
Las visitas indeseadas

No debemos aceptar visitas no programadas. Para ello si tenemos secretaria o ayudante, le pediremos que no nos pase citas si no han sido previamente programadas.
Además, tenemos que dejar claro a todo con el que trabajamos que no nos gusta que nos interrumpan, y que si alguien quiere vernos, ha de concertar una cita. Al concertar una cita, sabremos de qué va el tema, y la programaremos en un momento que nos venga bien.
Si de todas formas alguien se mete en nuestro despacho, es aconsejable levantarse y evitar que la persona se siente, así la conversación será más breve.

Las reuniones

Hoy en día la gente tiende a convocar a las reuniones al mayor número de personas posibles, y además suelen tener objetivos poco definidos.

No debemos asistir a reuniones salvo que se tenga un objetivo claro si queremos gestionar y controlar nuestro tiempo. En caso de existir este objetivo, pediremos a los asistentes que preparen la reunión con antelación y al convocante que fije una hora de finalización.

En caso de que la reunión no tenga orden del día, deberíamos dedicar los primeros minutos a establecerlo, ya que nos ahorrará tiempo.

Finalmente, tras la reunión ha de escribirse un acta con la conclusiones y con las tareas que debe hacer quién y cuándo.

El orden

Hay que tener las cosas bien ordenadas ya que se pierde mucho tiempo buscando cosas (hasta ¼ de la jornada laboral). Además el tener las cosas desordenadas produce una mala imagen y angustia (porque vemos toda la cantidad de cosas en las que estamos metidos).

Hay que tener ordenado

– la mesa

– los ficheros

– la documentación

– el material de oficina

Cuando nos llegue un papel, no hay que dejarlo por en medio, hay que archivarlo inmediatamente usando una metodología de archivo consistente que nos permita encontrar la información rápidamente.

Trataremos sólo un asunto en cada momento, luego en la mesa sólo habrá los papeles del asunto que esté tratando, el resto estará en los archivos.

El Correo electrónico

Mucha gente pierde horas leyendo correos que no les interesan o leyendo chistes. Además la gente tiene las bandejas de entradas llenas de cosas pendientes o tareas por realizar. Si gestionas bien tu tiempo al final del día tu bandeja de entrada quedará siempre vacía, pues habrás leído todo o habrás puesto Tareas para hacerlo. De esta forma tendrás en la bandeja de entrada sólo las cosas importantes.

El correo electrónico es una forma de comunicación rápida y eficaz, pero se está usando muy mal. Aquí te voy a dar sólo un par de consejos:

– Usa un buen antispam.

– Desapúntate de las listas de distribución en las que no estés interesado.

– Pide a la gente que te mande copia de los e-mails sólo cuando realmente necesites estar enterado.

– Lee los correos a determinadas horas que tu te fijes, no tienes por qué leerlo en cuanto llegue. Puede ser bueno a primera hora de la mañana, a media mañana, a primera hora de la tarde y a última de la tarde.

– Usa Reglas del e-mail para dirigir los e-mails a determinadas carpetas. Por ejemplo, haz que los e-mails de determinadas personas o con determinados asuntos vayan automáticamente a su respectiva carpeta.

– No dejes nunca e-mails en la bandeja de entrada. Archívalos.

– Usa carpetas especiales para archivar las cosas que tienes que hacer (ej @PENDIENTE). Yo uso la @ para que esas carpetas queden las primeras. Cuando hagas la tarea archívala inmediatamente.

– Crea una carpeta tipo @SEGUIMIENTOS donde metas copia de todos los e-mails donde pides a la gente que haga cosas.

– Si eres el dueño de la empresa y quieres evitar las pérdidas de tiempo de los empleados, puedes fácilmente acabar con el problema. Deja claro a los empleados que el e-mail es una forma de comunicación de la empresa y por lo tanto sólo ha de ser usado con fines productivos. Haz que te envíen una copia de todos los e-mails (entrantes y salientes) y hazle saber a tus empleados que recibirás esas copias. Verás como rápidamente dejan de usar inadecuadamente los e-mails. Pero ojo, no interfieras con los e-mails de trabajo, estos ignóralos y no te metas con ellos, ya que puede que crees más problemas que soluciones.

Te recomiendo que todo tipo de información que te llegue, no sólo los e-mails la proceses según el esquema siguiente.

Conclusión

Espero que hayas encontrado este artículo útil y que sigas mis consejos. Si te tienes que quedar con e ideas estas son:

– Usar agenda electrónica.

– Programar según mis objetivos.

– Priorizar según importancia, no según urgencia.

Si me haces caso en solo estos 3 puntos verás cómo te cundirá mucho más el tiempo.

Suerte!!

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Bibliografía

– Uso eficaz del tiempo. José Mª Acosta.

– Domine su timepo. Marc Manzini.

– Curso de Gestión del Tiempo. Abetas.

– Curso de Time management. PETA.

– El 8º Hábito. Stephen R. Covey.

– Los 7 Hábitos de la gente altamente efectiva. Stephen R. Covey.

– El Monje que vendió su Ferrari. Robin S. Sharma.

– El éxito no llega por casualidad. Dr Lair Ribeiro.

– Organízate con Eficacia. David Allen.

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