Notas en la gestión del tiempo
He escrito el libro «Recupera tu vida. Gestiona tu tiempo y tu energía». No sólo es un libro de gestión del tiempo al uso, sino que es un libro de gestión de la vida. Te ayuda a identificar tus inquietudes, tus motivaciones, tus objetivos, tus metas y te da una metodología para que todo lo metas en tu agenda, gestionando así bien tu tiempo y tu vida, y en definitiva ser más felices.
Desde entonces he sido coach en gestión del tiempo, he dado cursos y he dado conferencias con cientos de asistentes. Ahora con esta web, lo que pretendo es acercar a todo el mundo la gestión del tiempo, para que lo tengan para las cosas que consideren importantes y por tanto sean felices.
Publicaré en la siguiente web www.gestiondeltiempo.info información de la gestión del tiempo en profundidad y es extensa, por lo que te recomiendo que si quieres profundizar en él te compres en Amazon el libro (https://tinyurl.com/yjk2nv75) y si lo que estás buscando un artículo sencillo, te recomiendas que leas mi post sobre la gestión del tiempo que hice en 2006 https://www.luisarimany.com/la-gestion-del-tiempo/ . El libro a su vez, se mete en la gestión de la vida, te ayuda a identificar lo que es importante para ti en tu vida, lo que te gusta, tus motivaciones y en definitiva lo que te hace feliz. La gestión de la vida que muestra el libro, unido con la gestión del tiempo te permitirá alcanzar una vida plena y feliz.
Información del libroInformación del libro Comprar LibroComprar LibroYa vimos en las secciones anteriores de la Web que para gestionar el tiempo bien y gestionar lo que queremos hacer debemos de trabajar con Calendario, Tareas y Proyectos. Estos tres elementos contienen todo lo que hemos decidido, sí o sí hacer. Todo lo que tenemos duda de hacer, todo lo que queremos a lo mejor hacer en un futuro, toda información que queramos almacenar, deberá a ir a Notas. Es decir, las Notas son un complemento a la gestión del tiempo para descargar la Agenda (Calendario y Tareas), así como los proyectos.
De las acepciones de la definición de nota de la RAE* la que se acerca más al contexto de este libro es “Apunte que se hace para recordar algo”, que a su vez tiene englobada parte de las otras acepciones que posee la palabra:
- Marca o señal que se pone en algo para reconocerlo o para darlo a conocer.
- Observación manuscrita que se hace a un libro o escrito, y que por lo regular se suele poner en los márgenes.
- Advertencia, explicación, comentario o noticia de cualquier clase que en impresos o manuscritos va fuera del texto.
- Mensaje breve escrito.
* http://dle.rae.es/?id=QdrVoo1
Por nota usaremos una acepción muy amplia, como toda aquella información que queramos acceder en un futuro tanto para recordarla como para documentarnos sobre algún tema. Es decir, que una nota contiene la información que queremos tener disponible más adelante, sería como nuestro disco duro digital. Por notas podemos entender artículos, resúmenes de libros, conferencias, links a webs, actas de reuniones, ideas, recordatorios que no queremos sean avisados en un momento específico (si tienen fecha específica serían tareas), etc.
Las Notas sirven para que nuestra mente descanse y no tenga que preocuparse de recordar cosas y nos sirven para ayudarnos a descargar nuestra agenda de actividades y de posibles nuevos proyectos o ideas.
Hay multitud de sistemas de notas tanto para móviles como para ordenadores.
Lo que el sistema de notas debe cumplir es:
- Búsqueda sencilla por asunto y por el contenido de la nota
- Ordenación de las nota por temáticas, en carpetas o por categorías
- Etiquetas para ayudarnos a buscarlas
- Multiplataforma: acceso desde el móvil y desde el ordenador.
Hay gestores de Notas muy potentes que dan además unas funcionalidades avanzadas muy interesantes como capturar artículos de web, recordatorios, listas, notas de voz, etc. Yo personalmente me he decantado por Evernote por poderlo ver en cualquier dispositivo, por la facilidad para capturar artículos y porque además de poder almacenar las notas en carpetas, tiene la posibilidad de etiquetarlas y tiene un gran sistema de búsqueda.
Para gestionar bien el tiempo, un gestor de notas es para guardar información y acceder a ella en un futuro. Nunca debemos usarlo para almacenar cosas que hemos decidido hacer, ya que serían Tareas o entrarían en el Calendario. Hago esta advertencia especialmente para los usuarios de MAC, que están muy acostumbrados a usar las notas para apuntar las cosas que tienen que hacer en vez de hacerlo en un gestor de tareas.
El objetivo de las Notas es tener un sistema donde podamos almacenar de forma rápida y sencilla toda aquella información que queramos tener disponible en un futuro pero que no hemos decidido aún hacer nada con ella. Por tanto, habrá información que la guardaremos en bruto (una idea, una foto que hemos tomado a algo interesante, un artículo) o la guardaremos elaborada (la hemos leído, hemos sacado conclusiones e incluso la hemos resumido o trabajado sobre el tema).
Decidiremos el nivel de procesamiento de cada grupo de información, caso por caso. Guardaremos la información en bruto (tal cual nos llega, sin hacer nada más) si vemos algo que nos resulta interesante o se nos ocurre una idea y no tenemos tiempo de procesarla o simplemente la queremos guardar porque podría ser interesante para el futuro.
Para gestionar bien el tiempo, el objetivo de almacenar información en bruto, es capturar la información y no distraernos con ella de lo que estemos haciendo en ese momento, por lo que crearemos una pequeña nota, haremos una foto a eso que hemos visto (o a nuestro propio cuaderno), guardaremos el artículo, el email, etc. No tenemos que dedicar ni un segundo en pensar sobre lo que ha atrapado nuestra atención para no perder foco de lo que estuviéramos haciendo. Lo único que tendremos que pensar es en cuál de las carpetas de Notas la almacenamos (o dentro de nuestro sistema de Archivos que veremos más adelante) y las etiquetas que queramos poner para encontrarla en un futuro.
Si lo que hemos almacenado y queremos revisarlo con calma más adelante porque nos resulta interesante invertir este tiempo en la información de la Nota o Archivo, entonces nos crearemos una tarea para revisar la información cuando creamos vamos a tener hueco de hacerlo, pero la información habrá quedado archivada y no estará en las bandejas de entrada llenándolas inútilmente e impidiendo controlar nuestro tiempo.
Mucha gente no tiene la costumbre de trabajar así y deja las cosas que le gustaría mirar en sus bandejas de entrada (email, mesa del despacho, mesa de noche…). Al final esas bandejas o pilas se acaban llenando de cosas y no hay forma de saber la importancia de lo que contiene si no ser revisa toda la pila; produciendo estrés, desorden y que haya cosas al final no se hagan por haber pasado desapercibidas entre las demás. Es decir, si tienes cualquier bandeja de entrada habitualmente llena, significa que no estás siendo eficiente con el tratamiento de la información, no estás sabiendo gestionar tu tiempo.
Decidiremos un momento del día para procesar cada bandeja de entrada y nos aseguraremos de que, tras la revisión, todo queda archivado y si hay cosas las queremos mirar con más detenimiento o requieren alguna acción, añadiremos tantas tareas como sea necesario para procesarlo, pero al final del día tenemos que dejar todo archivado en Notas, Calendario, Tareas y Proyectos y nuestro buzón totalmente vacío.
La ventaja que tiene trabajar así, es sobre todo, que al archivar la información nos obliga a decidir si queremos volver a esa información de forma activa o no, así como su importancia, programando en el momento las acciones derivadas de ella en nuestra Agenda, evitando así, que nuestra bandeja sea una fuente de desorden o una fuente de posibles crisis (temas urgentes e importantes que no están siendo correctamente procesados).
Lo que diferencia al Proyecto de la Nota es que el Proyecto tenemos determinación de hacerlo con una programación establecida, es decir, como si fuera una nota sobre una temática en la que queremos conseguir algún resultado en un tiempo determinado
Siguiendo diagrama de flujo de gestión del tiempo del método Evoluziona® o método del coche:
Gráfico de Flujo del sistema Evoluziona®
La organización de Notas
La clave para que el sistema de gestión de notas sea realmente un apoyo a la Agenda y a los Proyectos, es una buena organización. Tiene que ser un sistema robusto, de fácil búsqueda y que contenga toda la información que almacenamos o que sea un directorio para encontrarla en otro sitio.
El sistema no será eficiente si la información no la clasificamos y no la organizamos porque si no, enseguida empezaremos a tener multitud de notas que ocultarán rápidamente las cosas importantes y harán que el sistema no sea más que un cajón desastre de cosas que podríamos querer mirar en un futuro y así se quedarán cosas importantes ocultas entre la pila de información y no estaremos gestionando bien nuestro tiempo.
Cuando nos vayamos acostumbrando apuntaremos todo en el sistema de notas y dejaremos de apuntar o guardar cosas en distintos sitios de los que luego no nos acordamos y dejaremos de sobrecargar la bandeja de entrada del email o de la mesa y en definitiva poco a poco, la gestión de la información dejará de ser un problema para nosotros.
A la hora trabajar con las Notas como parte del método Evoluziona® o método del coche debemos asegurarnos de que el gestor de Notas está organizado perfectamente para acceder rápidamente a la información en un futuro. Por este motivo, es importante poder organizar las notas en carpetas o categorías que permitan agruparla por temáticas, así como pode parar hacer búsquedas avanzadas por contenido texto, fecha, categorías, etc.
Cada persona es un mundo y no es posible definir un sistema de carpetas universal, ya que dependerá de lo organizado que somos, cómo pesemos y el tipo de vida que tengamos.
A continuación, veremos una serie ejemplo de categorización de Notas que para nada pretende ser una guía, sino que simplemente pretende hacernos pensar sobre cómo nos gustaría a nosotros ordenarla. Si gestionas bien tus notas, gestionas bien la información y por tanto gestionas bien tu tiempo.
Todo tiempo que invirtamos al principio en la clasificación, elaboración y organización de las Notas será tiempo recuperaremos con creces en el futuro cuando accedamos a ellas, ya que nos permitirá hacer el proceso más ágil y que no pase inadvertida cuando la necesitemos, haciendo que terminemos de confiar totalmente en el método.
En el primer nivel de carpetas de Notas, pondremos los bloques temáticos que son importantes para nosotros en este momento y por lo tanto estamos activamente trabajando en ellos, generando así mucha información. A modo de ejemplo compartiré los míos y comentaré por qué trabajo así para ayudare a crear tu propio sistema de carpetas:
- Personal. Donde guardo todo lo relacionado con mi vida personal (deportes, hobbies, hijos, familia, etc).
- Profesional. Donde guardo todo lo relacionado con el sector Farmacia y todo lo relacionado con Evolufarma.
- Crecimiento Personal. Inicialmente era una carpeta que estaba dentro de personal, pero ha cogido tal relevancia que la he dado identidad independiente como pila de notas (primer nivel de carpeta de notas).
- Libros y cursos. Apunto lo que me interesa de libros que leo o cursos que asisto, así como los libros estoy escribiendo o cursos estoy impartiendo.
En este primer nivel no es recomendable tener más de 5-6 bloques, ya si lo hacemos añadiremos complejidad al almacenaje. Para decidir cuáles tener, deberemos de pensar qué áreas de nuestra vida son importantes para nosotros en este momento. Repasaremos nuestros pilares de la vida (Capitulo 2 del libro), así como los Proyectos que queramos iniciar en un futuro y de los que queramos empezar a recopilar información
Dentro de cada carpeta raíz o de primer nivel, abriremos subcarpetas que nos ayuden a organizarla. A continuación, te mostraré el tipo de subcarpetas que suelo tener:
- Ideas o posibles proyectos futuros
Dentro de la temática de la carpeta raíz, apunto ideas sobre lo que me gustaría hacer en el futuro pero que he decidido no trabajar en ellas de momento (las he dejado en suspenso o standby) y por tanto no están en mi Agenda, ni están en un Proyecto.
Este tipo de notas me ayudan a descargarme de obligaciones (Tareas, Calendario y Proyectos) y lo único que tengo que hacer es, en las revisiones mensuales o trimestrales revisar estas ideas por si tiene sentido activar alguna de ellas.
Cada vez que me encuentro información sobre alguna de estas ideas, la recojo y añado a la nota sin ningún tipo de procesamiento salvo asegurarme de poner la fuente de donde la he sacado. Dentro de esta carpeta también creo alguna subcarpeta si alguna de las ideas empieza a tomar relevancia y a generar mucha información.
Trabajar de esta forma hace que se vaya recompilando información sin ningún tipo de esfuerzo y tenerla organizada por temáticas. Si finalmente alguna vez decido poner en práctica alguna de las ideas, la Nota o la Carpeta de Notas, la convertiré en un Proyecto y tendré suficiente información recopilada para poderlo acometer con rapidez. Sin darme cuenta he ido gestionando la información y por tanto el tiempo.
Lo que diferencia al Proyecto de la Nota es que el Proyecto tenemos determinación de hacerlo con una programación establecida, es decir, como si fuera una nota sobre una temática en la que queremos conseguir algún resultado en un tiempo determinado
- Artículos.
En esta subcarpeta guardo cualquier artículo o web relacionado con la temática de su carpeta raíz. Guardo los artículos que tienen información que me gustaría recordar o creo podría interesarte en el futuro.
En el caso de artículos, que podrían ser interesantes para desarrollar una Idea o un Proyecto, lo que hago es, además de guardar el artículo en esta carpeta, apuntar un link en la Nota de esa Idea o en Proyecto como referencia al artículo, escribiendo una frase resumen por lo que me parece relevante para esa idea o proyecto. De esta forma, aunque de cierta forma duplico información, me aseguro de que encuentro la información tanto por la vía de la búsqueda de contenido como si me pongo a trabajar con la idea o el proyecto.
Cuando me cruzo con información que me podría resultar interesante y no puedo leer en el momento, la almaceno y me pongo una tarea para leerla en otro momento. Trabajar así me ayuda mucho a liberar mi bandeja de entrada de email de newsletter o emails largos de responder.
Como subcarpetas tengo grandes bloques temáticos de mi interés (sector farmacia, crecimiento personal, deportes, actividades, etc)
Para búsquedas futuras es muy importante usar un sistema de etiquetas que nos permita encontrar rápidamente la información, así como es aconsejable que nuestro gestor de notas nos permita guardar el contenido de la web o el artículo directamente en el sistema de notas, para tener la información por si deja de estar disponible y para facilitar las búsquedas
- Reuniones y Seguimiento de Personas/Empresas
Esta carpeta la uso para apuntar resúmenes de las cosas que hablo con terceros en reuniones o llamadas, para poder recordar qué he acordado con cada uno y de qué hemos hablado. Si con una persona llevo muchos temas distintos, el resumen de las cosas que hablo con ella las introduciré en esta sección, pero si sólo trabajo con esa persona un proyecto específico, la información de mis interacciones con ella las grabo dentro de su Proyecto.
Apuntar las cosas que hablamos con la gente es una buena práctica para hacer seguimiento de las cosas que tenemos con ellos y que no se queden cosas pendientes. Con las personas que son importantes para un Proyecto o con la que tenemos muchos temas pendientes, cerraremos reuniones de avance periódicas (diarias, semanales o mensuales). Al hacer reuniones periódicas con la persona, automáticamente se eliminarán la mayoría de tareas de seguimiento que tenemos con ella, ya que no será necesaria crearlas porque tenemos certeza que revisaremos los temas un día determinado. Sólo crearemos Tareas para aquellas cosas de las que tengamos que hacer un seguimiento que no puede esperar a la próxima reunión.
Al terminar una reunión con una persona, es importante revisar las cosas que hemos hablado y apuntarlas en la Notas, ya que con eso nos garantizaremos que apuntamos las Tareas de que sean necesarias.
Gracias a esta forma de trabajo, liberamos la mente de pensar en las cosas que tengamos pendientes con esa persona hasta que nos volvamos a reunir con ella y tendremos la certeza de que si hubiera algo antes de la próxima reunión que debemos atender, el sistema nos avisará de cualquier hito de control que necesitemos hacer porque están correctamente apuntadas como Tareas. De esta forma nos enfocamos, la información está claramente disponible y gestionamos nuestro tiempo.
- Lista de Deseos.
Apunto las cosas que algún día me gustaría hacer o me gustaría comprar y que no he metido en la Agenda, es decir que no he decidido que lo voy a hacer con seguridad. De esta forma ese anhelo desaparece de mi cabeza porque la mente sabe que está apuntado y no se me olvidará.
Un caso muy útil en esta es la lista de deseos es tener un a lista de compra de supermercado o gran almacén, de forma que vamos apuntando en estas notas los productos que se nos van terminando o que vamos necesitando y así poco a poco se va haciendo sola la lista de la próxima compra.
- Archivo-Acordarse
Esta subcarpeta es el cajón desastre donde apunto cualquier cosa no haya introducido en una de las carpetas anteriores. Apunto desde cómo hacer algo que he tenido que aprender (configurar un programa para que se sincronice con otro) hasta los vinos que me van gustando. Apunto todo lo que no tiene entidad suficiente para merecerse una categoría propia.
En estas carpetas donde almacenamos todo, son muy útiles porque nos liberar de tener que pensar dónde guardar la información. Actualmente los sistemas de búsqueda son muy potentes y si los ayudamos poniendo Tags o Categorías a las Notas, son muy fácilmente encontrables.
Como anécdota, Google tiene una Appi con Evernote, y cuando busco información en Google, si encuentra algo que yo tenga almacenado en Evernote, me lo muestra en el lateral, ya que Googlee entiende que si lo tengo sobre ese tema es porque en su día me pareció relevante.
Vistas estas carpetas de notas te animo a crear tantas carpetas como necesites para estructurar la información que te va surgiendo a lo largo de tu día, teniendo en cuenta que debes intentar tener el mínimo número de carpetas para que sepas siempre muy rápidamente dónde deberías meter una información, así como a la hora de encontrarla luego. El trabajar con Etiquetas y Categorías te ayudará a hacer muy fácil la búsqueda de cualquier información.
Otras carpetas de notas que mucha gente usa son:
- @Pendiente. Esta carpeta la recomiendan crear muchos autores de gestión del tiempo. Yo he intentado usarla en varias ocasiones, pero finalmente no me resultado útil, ya que las cosas pendientes de hacerse están en mi Agenda, en el Calendarioen las Tareas , y la información ya la tengo almacenada en el Proyecto o en la Notas adecuada.
- Carpeta Hobbies con subcategoría de cada hobby
- Otras personas. Esta carpeta de notas es muy útil para apuntar cosas que queremos recordar de terceros como cosas que han dicho que les gustaría hacer, comprar, tallas de ropa, etc…
Es muy útil para apuntar cosas que nos gustaría hacer o regalar a nuestros seres cercanos: familia, amigos o hijos.
- Intereses. Añadiremos Carpetas por cada afición de la que queramos almacenar mucha información. Un ejemplo podría ser tener una carpeta de restaurantes, y categorizar las notas por tipo de comida.
Podemos hacer notas de cada restaurante apuntando lo que nos ha gustado de él, con quién hemos ido… También añadiremos notas con recomendaciones que nos hagan o artículos que nos llamen la atención sobre gastronomía.
Otro ejemplo de Carpeta de intereses podría ser una carpeta sobre Vinos. Donde podremos apuntar información de cada vino o bodega y tener las notas correctamente categorizadas por Denominación de Origen o por tipo de uva.
- Viajes. Si somos un apasionado de los viajes tendremos que dotarles de entidad y crear una carpeta para ellos, organizarla por destinos o tipo de destino y dentro de cada uno almacenaríamos las cosas que queremos ver, información de utilidad, recomendaciones nos han dado, hoteles, restaurantes o artículos con los que nos vayamos cruzando.
Ahora te recomiendo que dejes de leer y dediques un rato a ver cómo estructuras tu información y si con lo que acabas de ver, si ves si puedes mejorar su organización.
¡Todo tiempo que dediques ahora, lo recuperarás con creces, minimizando el tiempo de almacenaje y el tiempo de búsqueda de información!
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Además este libro no habla sólo de la gestión del tiempo, sino de la gestión de la vida. Te ayudará a identificar lo que te gusta, lo que te motiva y en definitiva lo que te hace feliz. Te ayuda a que estas cosas tengan espacio en tu tiempo y así tengas una vida plena y feliz.
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Si no lo haces te pierdes:
- Partes de cada sección de la web
- Cómo gestionar la vida
- Cómo alcanzar nuestras metas y objetivos de la vida
- Capítulo 2, el conductor. Marcar el rumbo de nuestra vida. Cómo descubrir nuestras motivaciones, cómo descubrir lo que es importante para nosotros en la vida, cómo hacer que tengamos tiempo para las cosas que nos importan y cómo podemos ser más felices.
- Capítulo 6. La gasolina y el motor. Cómo gestionar ya no nuestro tiempo, sino algo más importante, nuestra energía y nuestra atención.
- Capítulo 8. El camino, revisar nuestro rumbo y adaptarse a los imprevistos. Revisiones periódicas de nuestro tiempo y de nuestra vida.
- Capítulo 9. La meta. Cómo pasar de la gestión de la vida y ser felices a la gestión del tiempo y resumen del método.
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