La Priorización en la gestión del tiempo
En la secciones anteriores de la Web hemos establecido las herramientas que soportan la metodología que son las ruedas en las que se apoya todo el peso del vehículo y en la gestión del tiempo son la Agenda (Tareas y Calendario), las Notas y los Proyectos.
Gestionando nuestro día a día, gestionamos nuestro tiempo, mediante estos cuatro elementos (Agenda (Tareas y Calendario), las Notas y los Proyectos), liberamos nuestra mente de preocupaciones y de información irrelevante para enfocarnos en lo que hemos considerado importante para este preciso instante.
No deberíamos estar preocupados por nada que tengamos que hacer en el futuro ya que el sistema nos avisará de cuándo hacerlo gracias a las Tareas y el Calendario y tendrá toda la información necesaria disponible a través de las Notas y los Proyectos. Lo único que falta por ver es la técnica para poder priorizar.
Las tareas o Actividades Importantes en la gestión del tiempo.
En la sección de Calendario de la Web vimos la matriz de priorización y vimos cómo cualquier actividad tiene dos variables, que son la importancia y el tiempo en que debe hacerse (urgencia. Así mismo, en el capítulo 2 del libro se aprende a cómo detectar nuestras prioridades en la vida en función de dos objetivos: logros y la felicidad.
Te resumo la sección que habla de la matriz de priorización por si has llegado a esta sección de la web directamente.
Matriz de Priorización en la gestión del tiempo
En la gestión del tiempo hay dos variables en juego que no siempre tenemos claras: la Importancia y la Urgencia:
- Importancia. En un sistema de Gestión del Tiempo clásico es la variable de eficiencia la que define si una actividad contribuye mucho o poco a la consecución de nuestros retos personales y profesionales. Pero esta definición se queda corta si ampliamos el marco de la Gestión del Tiempo a la Gestión de la Vida. El marco clásico se centra solo en las actividades que se tienen que conseguir y deja fuera todas aquellas que son importantes para nuestra felicidad o vida, que se comentan en el Capítulo 2 del libro.
En la definición de Importancia también tenemos que añadir aquellas actividades que contribuyen a nuestra felicidad y que nos permiten disfrutar de la vida como:
pasar tiempo con nuestras familias, ir al teatro, salir con amigos, leer un libro, etc.
Las personas no suelen darle importancia porque suelen carecer de la variable Urgencia (no necesitan hacerse un día a una hora), y porque también suelen carecer del sentido de eficiencia, ya que con ellas no conseguimos ningún objetivo o no tenemos ningún beneficio salvo el simple hecho de disfrutarlas (¡que ya es en sí un gran beneficio!).
Muchos autores muestran muy poco este segundo componente de la Importancia, por eso, hay mucha gente que, a pesar de gestionar bien su tiempo, no gestiona bien su vida, porque deja de lado lo que les hace felices.
- Es la variable tiempo. La Urgencia la establece la necesidad de que la Tarea tenga que ser realizada antes de una determinada fecha o no. Cuanto más cerca esté la fecha límite y más tiempo requiera la tarea en hacerse, mayor será la Urgencia.
Si pintamos estas dos variables en un gráfico, donde en el eje horizontal ponemos la Urgencia y en el eje vertical, el nivel de Importancia, obtendremos la matriz de priorización, que está dividida en cuatro cuadrantes:
Matriz de priorización método Evoluziona® o método del coche
Esta matriz nos permite definir la prioridad de algo y nos puede ayudar a entender cómo estamos gestionando el tiempo si analizamos lo que hemos hecho en las últimas semanas o meses.
Esta matriz está dividida según el nivel de Urgencia e Importancia:
- Estrés (Urgente e Importante). Tenemos que hacer las cosas de este cuadrante lo primero y no podemos dejarlas o planificarlas para más adelante, porque se han de hacer pronto (Urgencia) y depende mucho de ellas (Importante). Tenemos que evitar que las tareas entren en este cuadrante mediante la planificación, la implacabilidad en la aplicación del método Evoluziona® o método del coche y saber decir NO.
Tener frecuentemente muchas actividades en este cuadrante es un síntoma claro de que no estamos gestionando bien el tiempo y de que no lo estamos planificando correctamente, ya que estamos permitiendo que tareas importantes se tengan que hacer en el último momento, con el riesgo que ello conlleva, y estamos permitiendo que las circunstancias pasen a dominarnos y no nosotros a ellas.
Nota: si nuestras circunstancias externas son de crisis real (cambios fuertes y rápidos de los que dependen muchas cosas importantes), aparecerán de forma natural demasiadas cosas de tipo Estrés sin que podamos hacer nada. Para evitar vivir con un nivel exagerado de estrés en estas circunstancias, pondremos más atención a lo más importante, aceptaremos que solo podremos solucionar unas pocas cosas a la vez, por tanto, otras se caerán, ya que en momentos de crisis real es imposible atender a todos los frentes.
- (No Urgente, Importante). Es el cuadrante más importante ya que estará repleto de las cosas que nos acercan a nuestros objetivos o hacia nuestra felicidad.
Cuanto más estemos en este cuadrante, todo fluirá con más facilidad y la vida parecerá que nos conduce en el camino hacia nuestros objetivos.
Una de las cosas que tendremos que hacer para permanecer en él es tener muy claro nuestros objetivos (foco) y aplicar en cada uno las recomendaciones que se dan para vaciarlos.
- Rapidez e Implacabilidad. (Urgente y No Importante). Estas Tareas no son Importantes, pero son Urgentes, por tanto, deberíamos invertir el menor tiempo posible en ellas ya que, al no ser Importantes, lo prioritario es terminarlas y no hacerlas con gran calidad. Suele ser bueno hacerlas entre Tareas importantes, de forma que podemos descansar un poco, ya que al no ser trascendentales no requerirán de tanta atención.
Según vayamos avanzando en nuestro dominio del método Evoluziona®, comenzaremos a tomar la decisión de no hacer muchas de ellas, ya que no son importantes para nosotros (aunque lo sean para otros); eso sí, teniendo claras las consecuencias que podría traer no realizarlas.
Muchas de estas Tareas suelen originarse porque hemos adquirido compromisos con gente o con nosotros y no hemos sabido decir que NO.
Tenemos que ser implacables en la aplicación del método para no salirnos del camino que nos hemos trazado, es decir, debemos ser inflexibles a la hora de adquirir compromisos (externos y propios) y decir que NO a todas aquellas cosas que no nos llevan a nuestros objetivos personales o profesionales, o que simplemente no tenemos la obligación real de hacerlas.
- (No Urgente, No importante). Como no son Urgentes ni Importantes nos tenemos que olvidar de ellas y asumir que no vamos a hacerlas. A muchos de nosotros nos cuesta dejar de hacer cosas que pensamos que deberíamos hacer, pero tenemos que aprender a dejar caer cosas, porque disponemos de un tiempo y una energía limitados que deben ser usados en las cosas importantes y no distraernos en cosas de poca relevancia.
Para priorizar el gestor de Tareas trabajaremos con una metodología en 3 pasos, que con la práctica los tendremos en cuenta sin necesidad de seguirlos cada vez.
Partimos de la premisa de que hemos seguido las indicaciones del Capítulo 2 del libro, nos conocemos, sabemos qué nos motiva y qué nos hace felices. Cada Tarea tiene una fecha asignada, por lo tanto lo único que tenemos que priorizar son todas aquellas Tareas que nos hemos puesto en el día de hoy, despreocupándonos totalmente de cualquier tarea que esté en otro día.
No nos preocupamos de las actividades futuras porque sabemos que hemos elegido nosotros cuándo hacerlas y con tiempo suficiente para cumplir los plazos marcados, si es que tiene fecha límite. ¡Qué paz mental da esto!.
Los tres pasos de la priorización de la gestión del tiempo.
Para gestionar el tiempo correctamente, tienes que aprender a transformar la matriz de priorización en Tareas de importancia lta, media y baja. Los tres pasos son
- Asignación de una Prioridad usando la matriz de priorización
Lo primero que haremos es ver cómo pasar de la matriz de priorización que vimos en antes al gestor de Tareas. Esta matriz tiene dos variables (urgencia e importancia) y tenemos que traducirla a un listado con una sola variable que es la Prioridad de la Tarea y que intrínsecamente contiene las variables urgencia e importancia, para de esta forma nos sea mucho más sencillo organizarlas.
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- Agrupación de Tareas por Ubicación, Tipología de Tarea y Persona
Una vez hecho la agrupación en niveles de prioridad, revisaremos la lista de Tareas para ver si podemos agrupar las tareas del día de hoy por el sitio donde las tenemos que hacer, por el tipo de tarea que son o si son tareas a ejecutar con alguien. De esta forma hemos reducido y simplificando el listado de Tareas.
- Ordenación de cada Nivel de prioridad
Tras terminar el punto anterior procederemos ordenar toda nuestra lista de tareas.
1. Asignación de Tareas de una Prioridad usando la matriz de priorización para una correcta gestión del tiempo
Nuestra mente no es capaz de priorizar un grupo de Tareas organizadas en dos variables (importancia y urgencia) ya que sólo somos capaz de organizar listas de cosas basadas en una única variable porque tenemos un pensamiento lineal. Por este motivo es necesario traducir la matriz de prioridad de dos variables (importancia y urgencia) a una única variable, que será la variable Prioridad de la Tarea.
Tareas se dividirán en 3 niveles de prioridad: Alta, Media y Baja, como tiene cualquier sistema de gestión de Tareas.
Meter más de 3 niveles de priorización añade complejidad y subjetividad al método, empeorando la eficiencia porque nos será complicado ver todo con suficiente perspectiva.
Asignaremos a cada tarea un nivel de prioridad para una correcta gestión del tiempo:
- Prioridad Alta: serán las Actividades que están en el cuadrante Estrés (Urgente e Importante), así como todas las actividades que sean muy Importantes para nosotros tanto desde el punto de vista de consecución de objetivos (personales o profesionales) como de ser felices, cuadrante Fluidez (Importante y no urgente). Es decir, las tareas que “tenemos que hacer hoy”.
Iremos avanzando en todas nuestras cosas importantes gracias a que como se ve en el capítulo 8 del libro, en las revisiones mensuales y trimestrales, planificamos los Proyectos activos y nos aseguramos de programar todas las tareas importantes de cada uno en las próximas semanas.
Gracias a la metodología Evoluziona® o método del coche los días en que nos marquemos para hacer las cosas importantes quedarán hechas o como máximo retrasadas unos días, evitando de esta forma entren en el cuadrante Estrés (Urgente e Importante).
- Prioridad Media. Aquí irán todas las tareas que no tengan gran urgencia y que tengan cierta importancia, así como las tareas urgentes, pero no importantes. Es decir, todas las tareas del cuadrante Fluidez (Importantes y no Urgentes) que no hemos considerado con prioridad Alta, así como las tareas del cuadrante Rapidez (Urgentes y No Importantes) que hemos decidido hacer. Es decir, son las tareas que “deberíamos de hacer hoy”.
- Prioridad Baja. Aquí irán las tareas que han entrado en el cuadrante Olvido (no importantes y no urgentes) y que por alguna razón queremos estén en nuestro calendario o bien aquellas cosas del cuadrante Rapidez (Urgentes y No importantes) queramos intentar hacer si somos capaces de encontrar hueco para ellas o por miedo a decidir ignorarlas. Son las tareas “podríamos hacer hoy si tengo tiempo”.
Las tareas de prioridad baja y algunas de prioridad media, serán las que se nos puedan quedar al final del día sin hacer, ya que las realmente importantes las habremos hecho porque tienen mayor prioridad y nos pondremos antes con ellas.
Si vemos que posponemos de forma reiterada una tarea, es porque no somos capaces de encontrarle hueco. Esto puede ser varios motivos:
- La Tarea muy grande que deberíamos tratar como Proyecto
- La Tarea es larga y lleva más de una hora y deberíamos tratarla como Cita en el Calendario
- La tarea realmente no tiene prioridad, así que es mejor borrarla sin ningún remordimiento y olvidarnos de ella.
Siguiendo esta metodología de gestión del tiempo terminaremos teniendo todas nuestras tareas agrupadas en 3 niveles de priorización que procederemos a organizar en los siguientes pasos: Prioridad Alta, Prioridad Media y Prioridad Baja.
Larga lista de tareas sin agrupar y ordenar
2. Agrupación por Ubicación, Tipología de Tarea y Persona para una correcta gestión del tiempo
El objetivo de esta fase es intentar agrupar tareas dentro de cada nivel de prioridad, para disminuir la lista de tareas así como para ejecutarlas de forma más eficiente.
El simple hecho de agrupar tareas simplifica la lista de tareas al reducirla, haciendo así más fácil que nuestro cerebro procese toda la información del día, tomando mejores decisiones y porque al ser menor, es más manejable.
Podemos asociar las tareas en los siguientes grupos:
- Por tipo de actividad. Al agruparlas por el tipo de actividad nos ayuda a mantenernos trabajando en una tipología de actividad, y así no tenemos que saltar de un tipo a otro que nos haría perder energías, y de esta forma seremos más rápidos, lo haremos mejor, en definitiva, seremos más eficientes. Por ejemplo, si tenemos que hacer 5 llamadas y contestar 5 emails, es mejor hacer las llamadas todas juntas y los emails todos juntos, de esta forma lo haremos más rápido y de forma menos cansada, porque hemos mantenido el foco en un tipo de actividad.
También es útil agruparlas por actividad para aprovechar los tiempos muertos como se veremos en la sección de Ejecución. Por ejemplo, un día que estemos llenos de reuniones y que tengamos que hacer varias llamadas de similar importancia, las agrupamos todas en una sola tarea, por ejemplo “llamadas de seguimiento” y en las notas ponemos todas las llamadas a hacer en el orden que queremos hacerlas. De esta forma entre reuniones haremos tantas llamadas como nos sea posible, empezando desde la primera de la lista, pero tendremos una sola tarea y no una multitud que lo único que harían es meter ruido en la Agenda y quitarnos visión de nuestro día.
- Por personas involucradas. Cuando llevamos varios temas con alguien, no tiene sentido tener tantas tareas como temas tengamos con ella desperdigados por la Agenda, ya que mete mucho ruido y lo más probable es que dejemos alguna sin tratar. Lo que haremos es agruparlas, de forma que cuando estemos con esa persona, tendremos todas las cosas a tratar con ella juntas y sin darnos cuenta hemos creado una agenda de temas a tratar con ella, por lo que seremos más eficientes.
Además, evitaremos tener que llamar o ver a la persona varias veces a lo largo del día, evitando las lógica pérdida de tiempo que tiene localizar a alguien, así como el número de interrupciones entre ambos. Cuando tenemos ya todas las tareas agrupadas en una única tarea, podemos simplificar aún más combinando todas en una única tarea con el nombre de la persona.
- Por ubicación o recursos necesarios para ejecutarlas, es decir, agrupar las actividades que requieran hacerse en un sitio determinado por los recursos que vayamos a necesitar. Un ejemplo podría ser Oficina para tener acceso a papeles que tengamos en la oficina o acceso a la intranet de la empresa. Además de guiarnos y evitar que nos preocupemos por algo aún no podemos hacer por no estar en esa ubicación, nos hace más eficientes porque tenemos que sacar y recoger los materiales solo una vez. En el caso de información, tiene la ventaja adicional de que no la tenemos que releer varias veces un documento que tenemos que usar para dos cosas distintas y permanecemos mucho más centrados en el tema en que estamos trabajando. Un ejemplo cotidiano de eficiencia por agrupar tareas podría ser cocinar. Si tenemos que hacer 3 platos, tardaremos menos haciéndolos todos juntos que hacerlos uno a uno, que implicaría sacar y recoger la cocina varias veces. Es decir, la tarea sería por ejemplo Cocinar comida y no serían 3 tareas independientes, cada una con un plato.
Título: Tareas agrupadas, pero aún no combinadas ni Ordenadas
Y para ser más eficientes, reduciremos la lista poniendo cada grupo como una única tarea y en las Notas del mismo pondremos cada una de las subtareas que tengamos. Por ejemplo con una persona pondremos todo el listado de temas a tratar con ellas
Tareas agrupadas, pero aún no Ordenadas
3. Ordenación de cada nivel de prioridad para la correcta gestión del tiempo
Si hemos hecho correctamente los dos pasos anteriores, ahora tendremos una lista razonable como en el gráfico anterior. Estará agrupada en 3 niveles de prioridad y tendrá agrupaciones dentro de cada nivel atendiendo al tipo de actividad, la ubicación, los recursos necesarios y las personas con las que interactuamos.
Lo último que nos queda por hacer es ordenar cada grupo de prioridad (Alta, Media y Baja), en el orden que queramos hacer las tareas de cada grupo de prioridad. Primero ordenaremos las tareas de prioridad alta, luego las de prioridad media y por último las de prioridad bajas.
Para que queden ordenadas dentro de nuestro gestor de Tareas pondremos un número delante del asunto. El número indicará el orden en que queremos hacer las tareas de ese grupo de prioridad.
Tareas agrupadas y Ordenadas
Cuando hayamos terminado de poner la numeración, repasaremos toda la lista para ver si tiene sentido y analizaremos si nos dará tiempo a hacer todo hoy, y según lo veamos, incluso cambiaremos el orden en que vamos a ejecutar las cosas, modificando tanto el nivel de prioridad, como el orden para que la lista de tareas tenga sentido. Es frecuente decidir trasladar algunas de las cosas a otro día porque vemos que hacerlo todo en el día es imposible.
Una vez hecho este trabajo, hasta la siguiente revisión que hagamos de la agenda, nos limitaremos a ejecutar como si fuéramos un robot, comenzando por orden las tareas de prioridad alta, luego por orden las de prioridad media y finalmente las de prioridad baja.
Trabajar así nos da la seguridad de que estamos haciendo lo prioritario, nos mantiene la cabeza libre de pensar qué es lo siguiente que tenemos que hacer, ya que es lo siguiente de la lista y nos dará la tranquilidad de que no dejaremos sin hacer nada importante, ya que lo habremos planificado correctamente. Es decir, controlamos nuestro tiempo y gestionamos correctamente nuestro tiempo.
El hecho de tener que pensar cada vez terminamos de hacer algo, qué es lo siguiente, es una de las mayores fuentes de agotamiento y estrés en nuestro día y este proceso de elección continuo a lo largo del día queda reducido sólo al momento de planificación.
Trabajar de esta forma, evitará que desperdiciemos energía, porque no dejara que nuestra cabeza esté preocupada por el futuro, por las cosas pendientes, ya que se limita a ejecutar como si fuera un robot. Nos convertimos en ejecutores y sólo usaremos la mente en los momentos en que realmente la necesitamos, que es para priorizar nuestra agenda y para aportar valor a las actividades que estamos haciendo en ese preciso momento. Estamos evitando saltar de actividad y distraernos con preocupaciones por lo que tengamos que hacer en el futuro y por lo tanto estaremos más tranquilos, seremos mucho más eficientes y nos cansaremos mucho menos.
Los días son cambiantes y surgen siempre cosas, así que tendremos que hacer al menos dos revisiones de priorización al día como se explica en el capítulo 8 del libro, en las que volveremos a revisar todo el listado de tareas y reordenarlo si es necesario, asumiendo que siempre surgen imprevistos y adaptándonos a ellos de la forma que consideremos mejor, procurando no lamentarnos porque el imprevisto ha roto nuestra planificación, ya que siempre surgen imprevistos y es imposible controlarlos.
Entre las revisiones diarias que nos marquemos, actuaremos como máquinas tontas e implacables que se limitan a ejecutar una cosa detrás de otra en el orden previamente establecido, sin pensar el cambio de una actividad a otra.
Como resumen, si ordenamos nuestro día siguiendo este método al principio de la mañana o al final del día anterior, conseguiremos ser muy eficientes, manteniendo el foco y sacando un mayor número de cosas, consiguiendo así controlar y gestionar correctamente nuestro tiempo. Además, el método nos garantizará que hacemos lo importante y si se queda algo sin hacerse al final del día, será de menor importancia que todo lo que hemos hecho en el día, ya que serán actividades que elegimos nosotros tener más bajas en la lista de priorización de tareas. Por último, estaremos tranquilos y despreocupados porque en todo momento sabemos lo que tenemos que hacer y sabemos que está haciendo lo prioritario porque hemos sido nosotros quien lo ha establecido así. También nos olvidaremos de lo que tenemos que hacer en el futuro porque confiamos en que el método nos traerá a nuestra atención las cosas en el momento adecuado y con la confianza de que tenemos suficiente margen para ejecutarlas en tiempo y forma.
Gestionar nuestro tiempo para conseguir hacer todo lo importante
Ahora es momento de llevar todo a la práctica y aprender a cómo conseguir tener tiempo para todo lo importante. En el capítulo 2 del libro se ve que las cosas realmente importantes en nuestra vida (sobre todo las personales) debemos meterlas en el Calendario, para de esta forma asegurarnos que realmente tienen un hueco y así tener la garantía que ese día a esa hora las haremos.
Tenemos que recordar que debemos abrir nuestro concepto sobre lo que es importante y considerar en él tanto las actividades que nos llevan hacia un objetivo profesional o personal como incluir las cosas que simplemente no permiten disfrutar de la vida y por tanto nos conducen a nuestra felicidad.
Ejemplos de actividades importantes que deberíamos hacer hueco en el calendario podrían ser:
- Una reunión con un cliente importante
- Trabajar en un proyecto importante
- Hacer informes o controlar nuestro trabajo o el de otros
- Aprender de algo que nos interesa como podría ser un idioma
- Salir con la pareja o con amigos
- Revisar qué queremos hacer con nuestra vida
- Dedicar ratos de valor a nuestros hijos, padres y pareja
- Hacer ese hobby que nos gusta
- Hacer un deporte del que disfrutemos o alguna actividad que conecte con nosotros mismos como la meditación o el Yoga
He puesto más ejemplos de la parte personal que de la profesional, para resaltar que son tareas que no solemos programar y por tanto la vorágine diaria termina sacrificándolas sin darnos cuenta. Son las típicas cosas que para las que nos gustaría tener más tiempo y, que pasan los meses sin que les dedicamos a penas tiempo a ellas.
Este tipo de tareas o actividades importantes no las hacemos porque no somos conscientes de su importancia real para nosotros, porque son actividades que podemos hacer en cualquier momento y por tanto no las programamos y por último, muchas son cosas que carecen de necesitar alcanzar ningún objetivo y se hacen por el simple hecho de disfrutar.
Dedícale unos minutos a a pensar en tus motivaciones internas y las cosas que te gustan hacer (como se ve en el capítulo 2 del libro) y lee este capítulo considerando todas esas cosas como actividades con importancia alta. Probablemente no veas que la tengan para el momento actual y hay cosas más urgentes, pero que tienen importancia alta en nuestra vida, porque contribuyen a motivarnos y disfrutar de ellas y por tanto son cosas que no deberíamos posponer hacer. Si no lo terminas de ver, te invito a que vuelvas a reflexionar sobre las siguientes preguntas, desde el prima de alguien muy enfermo o a punto de morir: ¿qué cosas considera él importantes?, ¿a qué le hubiera gustado haber dedicado más tiempo? o ¿qué le ha hecho ser feliz y disfrutar de la vida?.
Entonces, si en el lecho de muerte echamos en falta determinadas cosas, ¿por qué esperar a ese momento para lamentarse no haberlas hecho? ¿Por qué no trabajar sobre nosotros (capítulo 2 del libro) y detectar qué queremos realmente de nuestras vidas y las organizamos para que sean como queremos y no como nos van marcando las circunstancias?
Tras volver a poner en perspectiva lo que tienes que considerar como importante, ahora hay que encajarlo en el calendario para que se haga. Aquí reside el éxito del método Evoluziona® o método del coche, por un lado, detectar las cosas importantes y por otro organizarlas para asegurarlo que las realizamos.
Nadie nos ha enseñado nunca a organizar nuestro calendario porque es muy sencillo, apuntas las cosas en los huecos que tienes libres. Pero como hemos visto en el la sección del Calendario, en esta sencillez reside la trampa de que no encontremos espacio para cosas que nos gusta hacer, porque rellenamos el calendario según disponibilidad y según importancia, que es como deberíamos hacerlo.
Los videos de la siguiente de la siguiente sección te ayudarán a priorizar: https://www.luisarimany.com/videos-de-la-gestion-del-tiempo/
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Además este libro no habla sólo de la gestión del tiempo, sino de la gestión de la vida. Te ayudará a identificar lo que te gusta, lo que te motiva y en definitiva lo que te hace feliz. Te ayuda a que estas cosas tengan espacio en tu tiempo y así tengas una vida plena y feliz.
