Proyectos en la gestión del tiempo

He escrito el libro «Recupera tu vida. Gestiona tu tiempo y tu energía». No sólo es un libro de gestión del tiempo al uso, sino que es un libro de gestión de la vida. Te ayuda a identificar tus inquietudes, tus motivaciones, tus objetivos, tus metas y te da una metodología para que todo lo metas en tu agenda, gestionando así bien tu tiempo y tu vida, y en definitiva ser más felices.

Desde entonces he sido coach en gestión del tiempo, he dado cursos y he dado conferencias con cientos de asistentes. Ahora con esta web, lo que pretendo es acercar a todo el mundo la gestión del tiempo, para que lo tengan para las cosas que consideren importantes y por tanto sean felices.

Publicaré en la siguiente web www.gestiondeltiempo.info información de la gestión del tiempo en profundidad y es extensa, por lo que te recomiendo que si quieres profundizar en él te compres en Amazon el libro (https://tinyurl.com/yjk2nv75) y si lo que estás buscando un artículo sencillo, te recomiendas que leas mi post sobre la gestión del tiempo que hice en 2006 https://www.luisarimany.com/la-gestion-del-tiempo/ . El libro a su vez, se mete en la gestión de la vida, te ayuda a identificar lo que es importante para ti en tu vida, lo que te gusta, tus motivaciones y en definitiva lo que te hace feliz. La gestión de la vida que muestra el libro, unido con la gestión del tiempo te permitirá alcanzar una vida plena y feliz.

Según dice Wikipedia* :

Un proyecto es una planificación que consiste en un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas.

1. ​La razón de un proyecto es alcanzar las metas específicas dentro de los límites que imponen un presupuesto, calidades establecidas previamente, y un lapso de tiempo previamente definido.
2. La gestión de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del mismo.

* https://es.wikipedia.org/wiki/Proyecto

Llevado a la metodología del método Evoluziona® o método del coched, un proyecto es algo grande que queremos queremos hacer y con los que tenemos que gestionar nuestro tiempo. Un ejemplo de algo que queramos conseguir puede ser hacer una la reforma de nuestra casa o la compra de la misma. Un ejemplo de algo sobre lo que queremos trabajar podría ser un área de nuestra vida que queramos mejorar como mejorar en un idioma.

Al final, consideraremos Proyecto, a toda Tarea o Actividad Grande de más de 4 horas. Como hemos visto anteriormente, las actividades de más de 4 horas, no puede ser gestionada eficientemente con la Agenda porque no puede realizarse en un solo día y por lo tanto tendremos que dividirla en elementos más pequeños dentro de lo que llamaremos Proyecto. Si no metemos en nuestra metodología de gestión del tiempo los Proyectos, nunca seremos capaces de controlar nuestro tiempo.

Los proyectos pueden ser pequeños, como pintar la habitación de una casa o grandes como reformar la casa entera. Cuanto más grande es un proyecto, más complejo se vuelve y más necesidad tiene de que lo controlemos de una forma formal. La gestión de grandes proyectos es un tema complejo de hacer y para el que se requiere formación y aunque está fuera del ámbito de este libro, voy a tratar de introducir cómo acometer pequeños proyectos o tareas grandes.

El Éxito de un proyecto o Tarea Grande en la gestión del tiempo es dividirlo en fases más pequeñas

Un Proyecto no deja de ser una Tarea Grande que por su duración no debemos gestionarla en nuestro método de gestión del tiempo sólo con la Agenda como una tarea o una cita del calendario, ya que nos llevará varios días el acometerla. La ventaja de mirar la Tareas grandes como un Proyecto, es que nos permitirá tener más visión de lo que hay que hacer y nos permitirá crear Tareas que sean manejables (menos de cuatro horas).

La gente que no usa Proyectos, y que ya empieza a gestionarse el tiempo con una Agenda, se encontrará con una gran tarea que se repite día tras día y esto le producirá indudablemente cierto estrés porque la ve todos los días y frustración porque no consigue quitársela de encima. Y las que no tienen ningún método, es todavía peor, ya que directamente no la apuntarán, y por lo tanto no tendrán la presión necesaria para meterla en su día a día y apenas avanzarán con el proyecto.

Los Proyectos están a caballo ente las Notas y la Agenda (Calendario y Tareas). Por un lado, ayudan a gestionar Tareas y Citas de Calendario y por otro también cumplen la misma función que las Notas, que es ir recopilando en un único sitio la información que genere dicho proyecto. De esta forma gestionaremos todo lo que queremos hacer sobre el proyecto, toda la información que nos llegue y por tanto gestionaremos nuestro tiempo.

La única forma de acometer cualquier proyecto en la vida es planificarlo, aplicando lo que decían los romanos sobre los problemas: “Divide y vencerás”. Esto quiere decir que, para resolver un problema grande o difícil, hay que dividirlo en partes más pequeñas que podamos resolver, y lo dividiremos tantas veces como sea necesario hasta que seamos capaces de ir resolviendo cada parte y así, poco a poco, iremos alcanzando la resolución del problema.

Con una tarea grande o con un Proyecto, haremos lo mismo, lo dividiremos en tantas actividades (tareas o citas del calendario) como sea necesario para su ejecución. Una vez identificado las actividades a realizar las agruparemos en fases y las organizaremos de forma secuencial ordenándolas según queramos ir avanzando con el proyecto, para que de esta forma podamos asignar tiempos a cada fase y podamos detectar dependencias entre fases o actividades.

Es decir, un proyecto gestiona nuestro tiempo en un marco temporal grande porque lo que queremos hacer lleva mucho tiempo. El proyecto lo subdividimos en acciones más pequeñas que entrarán en nuestra agenda como Calendario o Tareas, según vimos en las correspondientes secciones.

Al trabajar de esta forma nos encontremos con actividades independientes unas de otras y que se pueden hacer en cualquier momento y actividades, que no se pueden realizar hasta que no hayan finalizado las anteriores.

Elementos de un Proyecto de la gestión del tiempo

Un proyecto está compuesto por:

• El documento de control del proyecto
• Actividades (Tareas o Calendario) que nos llevan a ir avanzando cada fase del proyecto
• Archivos y documentación. Es la información de apoyo al proyecto y la documentación que vaya generando durante la ejecución

Documento de control de proyecto para la gestión del tiempo

Este documento tiene la información más importante del proyecto y nos servirá para planificar cómo abordarlo y controlar su avance. Apuntaremos en él toda la información relevante, fechas, compromisos y bloques de tareas necesarios para ir avanzando. Debe cumplir con el objetivo de que de una forma rápida podamos ver el estado del proyecto y qué queda pendiente por hacer y con qué fechas.

Salvo que tengamos que acometer grandes proyectos, en la gran mayoría de casos lo más sencillo es crear una Nota en el Gestor de notas para apuntar en ella toda la información que queramos. Si el proyecto requiere mucha información y de mucho tipo, entonces crearemos una carpeta de notas con el nombre del proyecto. Al final de la sección la sección con el ejemplo de la reforma de una casa lo verás claro.

En esta Nota apuntaremos todo lo que estimemos oportuno para avanzar con el proyecto y nos permitirá hacer listados en formato checkboxes con los que podremos controlar el avance del proyecto.

Si queremos ser más formales, entonces crearemos el documento de control de proyecto como un documento Word dentro de la carpeta donde estemos archivando los documentos del Proyecto. En esa carpeta, almacenaremos cualquier tipo de información relacionada con él: Words, Excels, Videos, Imágenes, Presentaciones, PDFs, etc..

Cada cierto tiempo (días, semanas o meses, dependiendo de la tipología del mismo), tendremos que mirar el documento de control del proyecto para ver cómo van avanzandon las fases del mismo, para controlar a las personas o empresas involucradas y también revisar de que no haya alguna tarea sin programar en la Agenda (Tareas o Calendario).  Esta es la forma de trabajar con grandes actividades si quieres gestionar bien tu tiempo.

Actividades. Tareas y Calendario para la gestión del tiempo

Las actividades son aquellas partes del proyecto que se tienen que ir haciendo que pueden estar o no relacionadas unas con otras y que pueden estar agrupadas en fases en proyectos grandes.

El Documento de control de proyecto tiene la visión global y contiene qué actividades se tienen que hacer y cómo se relacionan entre ellas. Las actividades son tareas pequeñas (de menos de 4horas) que meteremos en la Agenda como una cita en el calendario Calendario o como tarea en el gestor de Tareas.

Las actividades independientes son todas aquellas acciones que pueden ejecutarse en cualquier momento del proyecto y que no dependen de que otra sea realizada. Las añadiremos a la Agenda como una Tarea o cita en el Calendario al comienzo del proyecto, y las iremos haciendo según las hayamos programado. Si el proyecto fuera muy grande, para no saturar la agenda, lo que podríamos hacer es meter las actividades independientes en la Agenda sólo de las fase del proyecto en la que estemos en ese momento trabajando y dejaremos apuntadas el resto en el documento de control del proyecto.

Las actividades dependientes son todas aquellas actividades que deben esperar a realizarse a la terminación de otra, necesitan de su terminación para poder iniciarse. En este caso sólo introduciremos en la Agenda las actividades siguientes que se puedan hacer en ese momento y en las notas de la misma apuntaremos qué próximos pasos tendremos que dar cuando la completemos. De esta forma, cuando finalizamos una tarea de la que dependen otras, no tenemos que pensar los siguientes pasos del Proyecto, lo único que tenemos que hacer es programar todas las actividades que dependan de la tarea que acabamos de completar. Se trabaja de esta forma porque no tiene sentido que la agenda nos recuerde que tenemos que hacer algo que aún no podemos porque aún no hemos terminado el paso anterior. Por ejemplo, si vamos a pintar una habitación, no tiene sentido que nos bloqueemos un hueco para hacerlo sin estar seguros de que primero hemos comprado la pintura, los protectores de los muebles, los pinceles, etc.

Archivos y Documentación del proyecto para la gestión del tiempo

Los proyectos al ser grandes y complejos suelen generar mucha información mientras se desarrollan.

Lamentablemente cuando se genera mucha información es difícil conseguir almacenar toda en un mismo sitio, y por eso es posible que terminemos hasta máximo 3 sitios de almacenaje de información. Lo importante es que en los tres esté todo bajo el nombre del proyecto y que en el documento de control del proyecto añadamos tantas aclaraciones como necesitemos para que cualquier persona pudiera encontrar la información.

La información la almacenaremos en los siguientes sitios:

• Carpeta de Notas del Proyecto. Trabajaremos como hemos veremos en la sección de las Notas y almacenaremos ahí resúmenes de las reuniones con la gente, ideas, artículos relacionados, etc.
• Archivos. Todos archivos que nos manden o generemos los almacenaremos en el disco duro del ordenador dentro de una carpeta con el nombre del proyecto son los documentos de Word, Excel, imágenes, pdfs, etc que se van generando durante la ejecución del proyecto. En este punto te recomiendo que siempre lo hagas sobre una carpeta que se sincronice con la nube para que si le pasa algo a tu ordenador (pérdida o rotura), no pierdas nada de información. Puedes usar parra ello Dropbox, GDrive o Icloud.
• Email. Almacenaremos todas las comunicaciones relacionadas con el Proyecto en una carpeta con el nombre del proyecto (si tiene entidad suficiente para tener su propia carpeta, si no dentro de otra más general)

Es decir, que las comunicaciones las guardaremos en el gestor de Email, los Archivos que se generen en una carpeta sincronizada con la nube y todo el resto de información en distintas Notas dentro de nuestro gestor de Notas.

Ejemplo de Proyecto Grande: la Reforma de un piso

Para poder visualizar cómo trabajar con todo esto, voy a poner el ejemplo de un proyecto con el cual puedas identificarte, como podría ser la decisión de reformar la casa en la que vives y cómo gestionarias tu tiempo para llevar ese proyecto a buen término.

En el momento que decidimos reformar la casa, no nos ponemos una gran tarea que va a aparecer todos los días que diga “Reformar la casa”, ya que nos saldría todos los días durante los próximos meses y no nos da ninguna información sobre qué tenemos que hacer en cada momento. Si hiciéramos esto, el proyecto avanzaría muy lento porque no tenemos foco ni visión. Además, estaríamos estresados por ver algo muy grande pendiente de hacerse todos los días y perderíamos rápidamente la motivación porque al visualizar el proyecto global, no veríamos casi avances.

Lo primero que tendríamos que hacer es sentarnos a pensar las fases que podría tener el proyecto de la reforma de la casa, así como las cosas que vayamos a necesitar e irlas apuntando todas dentro del Documento de control del proyecto.

A modo de ejemplo a mí se me ocurren así rápidamente las siguientes fases:

1. Diseño de la nueva casa
2. Derribo de tabiques
3. Tabicar
4. Alicatado y alumbrado
5. Suelos
6. Baños
7. Pintar
8. Armarios y Puertas
9. Muebles
10. Decoración

En cada una de las fases necesitaremos hacer distintas actividades o tareas. En el documento de control del proyecto tendremos definidas todas estas tareas y subtareas, y las apuntaremos en la Agenda cuando vayamos a estar trabajando con cada fase. Es bueno dediquemos también un rato a pensar en todas las cosas importantes de otras fases y que se vayan a necesitar antes de su inicio; ya que es la única forma de evitar que se nos olvide ejecutar cosas que luego no puedan bloquear.

Un caso típico de tareas que la gente se suele olvidar en las reformas es pedir la licencia de obra (si es que la piden), licencia para el contenedor para los desescombros o avisar a comunidad para evitar malestar con los vecinos; arriesgándose a las correspondientes consecuencias si algo se complica.

Cada fase por lo generar no es una sola tarea, sino son un grupo de ellas y además suelen requerir más de las 4 horas para poderse gestionar en la Agenda. Por ejemplo, en el caso de la reforma, en la fase de los baños, no nos apuntaremos una tarea grande tipo “elegir Baños”, ya que en sí es un Subproyecto (dura más de 4 horas) y por lo tanto lo tenemos que tratar como tal. Lo que haremos será apuntarnos en el documento de gestión del proyecto todas las tareas y luego las programaremos en nuestro Agenda en formato Calendario o Tareas.

Lo que sí podemos hacer es agrupar varias Tareas para ejecutarlas juntas y por ejemplo cerrarnos una mañana en el Calendario para avanzar la parte del proyecto, por ejemplo: ir a elegir la ducha, la pila, bidé e inodoro y apuntaremos una tarea para ver armarios de baño en alguna tienda cercana a nuestra casa.

Por ejemplo, en la parte de Baños se me ocurre que tendrás que elegir proveedores y materiales para:

• Baldosines de suelo y las paredes
• Color de la pintura
• Tiradores, grifería
• Mampara
• Muebles
• Puertas y pomos
• Armarios
• Ducha
• Inodoro
• Pila
• Bidé
• Accesorios: colgadores, iluminación, etc

Mientras va desarrollándose la obra, iremos guardando en la carpeta de Notas del proyecto todas aquellas ideas que tengamos, promociones no encentremos, muebles que nos gustan y lo que vamos hablando con cada uno de los implicados: arquitecto, albañil, fontanero, etc; en la respectiva nota de seguimiento de esa persona dentro del Proyecto. Al igual que con el baño, lo haremos con cada fase del proyecto.

Para cerrar el ejemplo, queda mostrarte un ejemplo de tareas vinculadas y cómo generamos solo la primera de la serie de tareas encadenadas para gestionar bien el tiempo.

En el ejemplo en la reforma, podría ser la compra de la mampara para la ducha. La mampara no podremos elegirla o comprarla hasta que no hayamos elegido la ducha o bañera, ya que necesitará estar ajustada a la medida de lo que montemos y no deberíamos elegirla hasta cerrar los baldosines para que todo esté en consonancia. Si nos pusiéramos en la agenda dos tareas: “comprar ducha” y “comprar mampara de ducha”; si en algún momento retrasases la tarea de “comprar ducha”, nos encontraremos posponiendo en consecuencia la de la compra de la mampara , ya que es una tarea dependiente. Esto no es mucho problema si llevamos pocas cosas, pero si llevamos muchos temas en paralelo como es mi caso, puede ser un engorro muy grande y sobre todo hay que evitarlo porque añade un estrés innecesario a nuestra mente al mostrarle la segunda tarea.  ¿Por qué preocuparme por la compra de la mampara si no podemos hacerlo hasta que no elijamos la ducha?.

Programar en el gestor de Tareas todas las tareas dependientes genera una preocupación innecesaria, porque provocará que nuestra mente se preocupe por todas esas tareas, cuando realmente sólo se tiene que preocupar por una, que es la primera, ya que realmente es la única que podemos hacer en este momento. Además, generará un estrés adicional por ver la agenda con más cosas, agravado porque son cosas que aún no podemos hacer y por tanto nos sentiremos de alguna forma impotentes.

En definitiva, sólo apuntamos en las tareas dependientes, la primera tarea y en las notas de la tarea apuntaremos los siguientes pasos que hayamos definido en el documento de seguimiento del Proyecto. En cuanto complete la primera tarea de la serie de tareas dependientes, programaré en la Agenda todas las tareas posteriores y sean independientes y la siguiente tarea dependiente, poniendo en sus notas todo el resto de las actividades que queden por hacerse.

El documento de control del proyecto tendrá todas las cosas que se tengan que hacer o tener en cuenta y lo revisaremos con la frecuencia adecuada para evitar retrasos del mismo, así como olvido de cosas.

Siguiendo el ejemplo del baño, una tarea dependiente que podría retrasar el Proyecto es comparar los baldosines del baño en el último momento, ya que podría ocurrir que cuando vayamos a comprarlos, la tienda no tenga suficientes y  tengamos que retrasar toda la obra (al menos toda la parte del baño) a que la tienda vuelva a tener surtido.

En los Proyectos, especialmente si son grandes, debemos ir celebrando el progreso y no sólo celebrar la finalización. Cada una de las fases o etapas del mismo es un reto que hemos conseguido, un avance, y así lo tenemos que disfrutar y valorar, ya que, de lo contrario, tendremos nuestra mente enfocada sólo en el futuro, desviando su atención del momento presente y viviremos continuamente estresados porque sólo vemos lo que queda por hacer y no valoramos todo el camino que hayamos recorrido.

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Además este libro no habla sólo de la gestión del tiempo, sino de la gestión de la vida. Te ayudará a identificar lo que te gusta, lo que te motiva y en definitiva lo que te hace feliz. Te ayuda a que estas cosas tengan espacio en tu tiempo y así tengas una vida plena y feliz.

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Si no lo haces te pierdes:

• Partes de cada sección de la web
• Cómo gestionar la vida
• Cómo alcanzar nuestras metas y objetivos de la vida
• Capítulo 2, el conductor. Marcar el rumbo de nuestra vida. Cómo descubrir nuestras motivaciones, cómo descubrir lo que es importante para nosotros en la vida, cómo hacer que tengamos tiempo para las cosas que nos importan y cómo podemos ser más felices.
• Capítulo 6. La gasolina y el motor. Cómo gestionar ya no nuestro tiempo, sino algo más importante, nuestra energía y nuestra atención.
• Capítulo 8. El camino, revisar nuestro rumbo y adaptarse a los imprevistos. Revisiones periódicas de nuestro tiempo y de nuestra vida.
• Capítulo 9. La meta. Cómo pasar de la gestión de la vida y ser felices a la gestión del tiempo y resumen del método.

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